با توجه به فشارهای کاری که در فضاهای کاری مدرن دائماً بر کارمندان وارد می‌شود، افراد تمایل دارند تا جایی که ممکن است تمیزکاری و سازماندهی میز اداری خود را به تعویق بیاندازند. شاید اینطور به نظر نرسد، اما یک میز اداری تمیز و منظم در حفظ طرز فکر و رفاه یک کارمند بسیار مهم است.
در این مقاله به برخی از ساده‌ترین روش هایی که می‌توانید برای تمیز کردن میز اداری خود استفاده کنید، می‌پردازیم.
پاکسازی قبل از تمیز کاری
پاکسازی و حذف دسته‌ای از اقلام غیرضروری و دستیابی به یک میز تمیز بسیار مهم است. ممکن است در حال حاضر مدیریت وسایل و اشیای متعدد روی میزتان دشوار باشد. با برداشتن انبوهی از وسایل از روی میز، کار برای شما بسیار آسان‌تر می‌شود.
بهتر است هنگام تمیز کردن میز اداری خود بی‌احساس باشید. برخی از اقلام به میز تعلق دارند و برخی نه! مهم است که تشخیص دهید کدام ضروری است. موارد غیر ضروری را فوراً از روی میز خود بردارید.
تمیز کاری میز اداری
پس از پاکسازی، اکنون می‌توانید شروع به تمیز کردن میز خود کنید. ابتدا، مطمئن شوید که تمام وسایل را که تصمیم گرفته‌اید روی میز خود نگه دارید، بردارید. فعلاً آنها را در یک جعبه قرار دهید.
در نهایت، یک میز اداری خالی در مقابل شما وجود دارد و می‌توانید با استفاده از یک پارچه مرطوب آن را تمیز کنید تا گرد و غبار جمع‌شده از روی آن پاک شود. پس از آن بر روی دستمال تمیز دیگری کمی مایع ضدعفونی کننده اسپری کنید. اگر میز شما آنقدر کثیف نیست، می‌توانید به سادگی دستمالی که کمی مرطوب شده، استفاده کنید.
حال که گرد و غبار از روی میز پاک شد ، می‌توانید از یک پاک‌کننده برای پاک کردن میز اداری استفاده کنید. اگر از یک میز چوبی استفاده می کنید، با استفاده از پولیش چوب، درخشش را به میز اداری خود بازگردانید.
سازماندهی میز اداری
میز شما اکنون شیک و تمیز است و منتظر است تا بر اساس نیاز شما سازماندهی شود. روش سازماندهی مورد استفاده شما می‌تواند بارها و بارها تکرار شود، بنابراین میز کار شما هر بار آسان‌تر از قبل چیده خواهد شد.
شما باید برای این مرحله وقت بگذارید زیرا سازماندهی و حذف همه چیز از روی میز قطعا وقت‌گیرترین مرحله این فرآیند است.
با مرتب کردن تمام اسناد و مدارک روی میز و ایجاد دسته‌بندی بر اساس اشتراکات شروع کنید. دسته‌بندی می‌تواند شامل یک سیستم ساده مانند: اسناد مهم، اسناد فوری و اسناد برای تاریخ‌های بعدی باشد.
این مرحله همچنین مرحله‌ای است که در آن هر گونه کاغذ یا اسناد غیرضروری که اهمیت خود را از دست داده‌اند را دور می‌اندازید.
پس از مرتب‌سازی اسناد، می‌توانید لوازم خود را به گونه‌ای سازماندهی کنید که مطابق با ترجیحات شخصی شما باشد.
سازماندهی اسناد و وسایل به کمک تجهیزات اداری
هنگامی که دسته‌بندی اسناد به درستی صورت گرفت، می‌توانید از ابزارهای سازماندهی اضافی مانند کتابخانه، کمد و فایل بایگانی برای قرار دادن اسناد و پوشه‌های اضافی استفاده کنید تا کار را برای خود آسان‌تر کنید.
برنامه ریزی نظافت دوره‌ای و منظم
اکنون که در نهایت راه خود را برای رسیدن به یک میز اداری تمیز هموار کرده‌اید، می‌توانید شروع به برنامه ریزی برای جلسه بعدی تمیزکاری کنید تا این روند ادامه داشته باشد. بله، کلید واقعی یک میز اداری تمیز، برنامه ریزی و زمان‌‌بندی منظم تمیز کردن است تا مطمئن شوید که آشفتگی و کثیفی هرگز در طول زمان ایجاد نمی‌شود.
نکات اضافی درباره تمیزکاری میز اداری
در اینجا چند نکته اضافی وجود دارد که به شما کمک می‌کند کل موضوع تمیزکاری و نظافت را بهتر مدیریت کنید.
ایده خوبی است که سعی کنید میز خود را در پایان هر روز تا حد امکان مرتب کنید. گاهی انجام هر روزه این کار ممکن نباشد. اما اگر این اقدام به صورت روزانه انجام شود بار کاری روزهای تعیین شده برای نظافت دوره‌ای کم خواهد شد.
زمانی که میز خود را تمیز می‌کنید، تا حد امکان سعی کنید حواس پرتی‌ها را حذف کنید. هدف تمیزکاری میزاداری شما باید به حداقل رساندن بهم ریختگی و اطمینان از کارایی کلی میز باشد.
مطمئن شوید که وسایل ضروری خود را طوری سازماندهی کنید که همه چیز در دسترس باشد. این یکی از نقاط عطف بهبود کارایی شما در پشت میز شما است. سند یا پوشه باید همیشه در دسترس باشد تا در زمان صرفه‌جویی کنید.
سعی کنید بر روی میز خود مواردی را قرار دهید که واقعاً شایسته حضور بر روی آن را دارند. برای همه اقلام کم‌اهمیت که گاهی به توجه شما نیاز دارند، همیشه می‌توانید از کتابخانه یا فایل بایگانی استفاده کنید.
تمیز و پاک
وضعیت یک میز اداری تمیز بسیار شبیه طرز فکر یک کارمند است. به هم ریختگی روی میز مساوی است با به هم ریختگی در ذهن.
اینکه چقدر تغییرات اندک می‌تواند به طور چشمگیری بر رفاه ما تأثیر بگذارد می‌تواند تکان دهنده باشد. عمل ساده تمیز کردن و سازماندهی روی میز اداری شما می‌تواند برای افراد مفید باشد، همچنین بهره وری را تا حد زیادی افزایش دهد.
تمیز کردن مرتب میز اداری کاری نیست که باید به خاطر سازمان انجام شود، بلکه در واقع به خاطر رفاه خود فرد است.